1. Acceptance of Terms

By downloading, installing, or using the KITCH mobile application ("App") or visiting the KITCH website ("Site"), you ("User", "you", or "your") agree to be bound by these Terms of Service ("Terms") and our Privacy Policy, which is incorporated herein by reference.

If you are accepting these Terms on behalf of a company or other legal entity, you represent that you have the authority to bind that entity to these Terms. If you do not have such authority, or if you do not agree with these Terms, you must not use the KITCH service.

If you are under 16 years of age, you may not use KITCH.

2. Service Description

KITCH is a B2B software-as-a-service (SaaS) platform designed to help food-service businesses — including restaurants, cafés, bakeries, and food retail operations — meet their obligations under HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) food-safety legislation, including EU Regulation (EC) No 852/2004.

The service includes:

• A mobile application for iOS and Android for daily compliance check recording
• Role-based team management (owners, managers, workers)
• Immutable, tamper-proof compliance logs with full audit trails
• Deviation detection and mandatory corrective action enforcement
• Equipment management and calibration tracking
• Offline-first operation with automatic background synchronisation
• Inspection-ready PDF report generation
• Bilingual support (English and Danish)

3. Account Registration & Security

To use KITCH, you must create an account by providing accurate, current, and complete information. You agree to keep your account information up to date.

You are responsible for:

• Maintaining the confidentiality of your login credentials (email, password, and — for workers — PIN codes)
• All activities that occur under your account
• Promptly notifying us of any unauthorised use of your account at hello@kitch.app

The organisation Owner is responsible for all accounts and activities within their organisation, including those of managers and workers they have invited or created. The Owner is responsible for ensuring that all users within the organisation comply with these Terms.

You must not share your account credentials with anyone outside your organisation. Worker PIN codes must be kept confidential and must not be shared with unauthorised individuals.

4. User Roles & Access Control

KITCH operates on a three-tier role system:

• Owner: Full access to all organisation data, team management, template acceptance, location management, and reports. Responsible for all legal and compliance obligations of the organisation.
• Manager (Branch Manager): Access to location-level compliance data, team oversight, and deviation escalation. Cannot modify organisation-level settings.
• Worker (KITCH_STAFF): Access limited to their assigned daily compliance checks. Cannot view other users' records or access management functions. May use a PIN-only login (without email/password).

Owners may grant or revoke access for any user within their organisation. KITCH is not responsible for access decisions made by organisation Owners.

5. Compliance Records & Immutability

All compliance records created through KITCH — including check logs, deviation records, corrective actions, calibration records, and maintenance logs — are immutable once created.

This means records:

• Cannot be edited, altered, or corrected after submission
• Cannot be deleted by users, managers, or owners
• Are permanently associated with the user who created them (via user ID, role, and timestamp)

This is not a technical limitation — it is a legal requirement. Under EU Regulation (EC) No 852/2004 and HACCP principles, food safety records must be genuine, traceable, and unaltered. KITCH's immutability is what makes its records legally defensible in regulatory inspections.

By creating a compliance record, you confirm that the information entered is accurate and truthful to the best of your knowledge. Entering false, fabricated, or misleading compliance data is a violation of these Terms and may constitute a criminal offence under applicable food safety law.

6. Acceptable Use

You agree not to use KITCH to:

• Enter false, fabricated, or misleading compliance data
• Circumvent or attempt to bypass any compliance enforcement mechanism within the app (including deviation requirements)
• Access or attempt to access accounts or data belonging to other organisations
• Reverse engineer, decompile, or disassemble the KITCH application
• Use the service to transmit malware, spam, or harmful content
• Violate any applicable law or regulation, including data protection and food safety law
• Use the service for any purpose other than food-safety compliance management for your own organisation
• Resell, sublicense, or redistribute access to KITCH to any third party

KITCH reserves the right to suspend or terminate accounts that violate these acceptable use provisions without prior notice.

7. Subscription & Billing

KITCH offers the following subscription tiers:

• Free tier: Access to core compliance features at no charge. Subject to feature limitations as described in the app.
• Premium tier: Full access to all features, including advanced reporting, unlimited locations, and priority support. Pricing is published within the app.

Subscription billing is managed through the Apple App Store (iOS) or Google Play Store (Android) and is subject to the respective platform's terms and refund policies.

We reserve the right to change subscription pricing with at least 30 days' advance notice. Continued use of a paid subscription after a price change constitutes acceptance of the new price.

Refunds are handled according to Apple App Store and Google Play Store policies. We do not process refunds directly.

8. Intellectual Property

KITCH intellectual property: All software, code, design, trademarks, logos, text, and other content comprising the KITCH platform are owned by KITCH and protected by copyright, trademark, and other intellectual property laws. You may not copy, reproduce, or create derivative works from any KITCH content without our express written permission.

Your data: You retain full ownership of all compliance data, organisation data, and other content you upload or create through KITCH. By using KITCH, you grant us a limited, non-exclusive licence to store, process, and display your data solely for the purpose of providing the service to you.

Upon account termination, you may export your compliance data via the PDF export feature before the account is closed. After account closure, we will delete your data in accordance with our Privacy Policy and applicable legal retention requirements.

9. Privacy

Our collection and use of personal data is governed by our Privacy Policy, which forms part of these Terms. By using KITCH, you consent to the data practices described in the Privacy Policy.

10. Availability & Offline Operation

KITCH is designed as an offline-first platform. Core compliance check recording, deviation handling, and corrective action workflows function without an internet connection. Data is synchronised automatically when connectivity is restored.

We do not guarantee 100% uptime for online features (cloud sync, report generation, team management). We will make reasonable efforts to minimise downtime, but we provide no service level agreement (SLA) for the current subscription tiers.

We reserve the right to perform maintenance, updates, or modifications to the service at any time. We will endeavour to provide advance notice of planned downtime where possible.

11. Disclaimers

KITCH is provided "as is" and "as available" without warranties of any kind, express or implied, including but not limited to warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement.

Important: KITCH is a tool to assist with HACCP documentation and compliance record-keeping. KITCH does not guarantee that use of the platform will result in passing a regulatory inspection, obtaining a food safety certification, or satisfying any specific legal requirement in your jurisdiction. The accuracy and completeness of compliance records depends entirely on your team's correct and honest use of the platform. You remain solely responsible for actual food safety practices at your premises and for compliance with all applicable food safety laws and regulations.

KITCH does not provide legal, regulatory, or food safety advice. If you need guidance on food safety law compliance, consult a qualified food safety professional or your local food safety authority.

12. Limitation of Liability

To the fullest extent permitted by applicable Danish law, KITCH and its directors, employees, and agents shall not be liable for any indirect, incidental, special, consequential, or punitive damages, including but not limited to loss of profits, loss of data, business interruption, or regulatory fines, arising from your use of or inability to use the service, even if KITCH has been advised of the possibility of such damages.

KITCH's total aggregate liability to you for any claims arising under these Terms shall not exceed the total subscription fees paid by you to KITCH in the 12 months preceding the claim.

Nothing in these Terms limits or excludes liability for death or personal injury caused by negligence, fraud, or any other liability that cannot be limited or excluded under applicable law.

13. Indemnification

You agree to indemnify, defend, and hold harmless KITCH and its directors, employees, and agents from and against any claims, liabilities, damages, losses, and expenses (including reasonable legal fees) arising out of or in any way connected with: (a) your access to or use of the service; (b) your violation of these Terms; (c) your violation of any applicable law or regulation; or (d) any compliance data you submit that is false, inaccurate, or misleading.

14. Governing Law & Jurisdiction

These Terms are governed by and construed in accordance with the laws of Denmark, without regard to its conflict of law provisions.

Any dispute arising out of or relating to these Terms or the KITCH service that cannot be resolved by mutual agreement shall be submitted to the exclusive jurisdiction of Copenhagen City Court (Københavns Byret), Denmark.

Notwithstanding the above, if you are a consumer located in the EU, you may also have the right to use the EU Online Dispute Resolution platform at ec.europa.eu/consumers/odr.

15. Termination

Termination by you: You may close your account at any time by contacting us at hello@kitch.app or through the account settings in the app. Termination does not affect any accrued rights or obligations.

Termination by KITCH: We may suspend or terminate your account with or without notice if: (a) you breach these Terms; (b) your subscription payment fails and is not resolved within a reasonable time; (c) we are required to do so by law; or (d) we cease to offer the service.

Effect of termination: Upon termination, your right to use KITCH ceases immediately. Compliance records already created remain subject to the retention obligations described in the Privacy Policy. You should export any necessary records before closing your account.

16. Changes to These Terms

We may update these Terms from time to time. For material changes, we will provide at least 30 days' notice by updating the "Last updated" date, posting a notice in the app, or sending an email to the organisation Owner's registered address.

Your continued use of KITCH after the effective date of the revised Terms constitutes your acceptance of the changes. If you do not agree to the revised Terms, you must discontinue use of the service.

17. Contact

For questions about these Terms, please contact us:

Email: hello@kitch.app
Address: KITCH, Copenhagen, Denmark

1. Accept af vilkår

Ved at downloade, installere eller bruge KITCH-mobilapplikationen ("Appen") eller besøge KITCHs websted ("Sitet") accepterer du ("Bruger", "du" eller "din") at være bundet af disse Servicevilkår ("Vilkår") og vores Privatlivspolitik, som er inkorporeret heri ved reference.

Hvis du accepterer disse Vilkår på vegne af en virksomhed eller anden juridisk enhed, erklærer du, at du har beføjelse til at binde denne enhed til disse Vilkår. Hvis du ikke har denne beføjelse, eller hvis du ikke accepterer disse Vilkår, må du ikke bruge KITCH-tjenesten.

Hvis du er under 16 år, må du ikke bruge KITCH.

2. Servicebeskrivelse

KITCH er en B2B software-as-a-service (SaaS)-platform, der er designet til at hjælpe fødevarevirksomheder — herunder restauranter, caféer, bagerier og fødevaredetailhandel — med at overholde deres forpligtelser i henhold til HACCP-fødevaresikkerhedslovgivningen (Hazard Analysis and Critical Control Points), herunder EU-forordning (EF) nr. 852/2004.

Tjenesten omfatter:

• En mobilapplikation til iOS og Android til daglig registrering af overholdelsestjek
• Rollebaseret teamadministration (ejere, ledere, medarbejdere)
• Uforanderlige, manipulationssikre overholdelseslogge med fuldt revisionsspor
• Afvigelsesdetektion og obligatorisk håndhævelse af korrigerende handlinger
• Udstyrsadministration og kalibreringsopfølgning
• Offline-første drift med automatisk baggrundssynkronisering
• Generering af inspektionsklare PDF-rapporter
• Tosproget support (engelsk og dansk)

3. Kontoregistrering og sikkerhed

For at bruge KITCH skal du oprette en konto ved at angive nøjagtige, aktuelle og fuldstændige oplysninger. Du accepterer at holde dine kontooplysninger opdaterede.

Du er ansvarlig for:

• At opretholde fortroligheden af dine loginoplysninger (e-mail, adgangskode og — for medarbejdere — PIN-koder)
• Alle aktiviteter, der sker under din konto
• Omgående at underrette os om enhver uautoriseret brug af din konto på hello@kitch.app

Organisationsejeren er ansvarlig for alle konti og aktiviteter inden for deres organisation, herunder dem tilhørende ledere og medarbejdere, de har inviteret eller oprettet. Ejeren er ansvarlig for at sikre, at alle brugere i organisationen overholder disse Vilkår.

Du må ikke dele dine kontooplysninger med nogen uden for din organisation. Medarbejder-PIN-koder skal holdes fortrolige og må ikke deles med uautoriserede personer.

4. Brugerroller og adgangskontrol

KITCH opererer på et tre-niveaus rollesystem:

• Ejer: Fuld adgang til alle organisationsdata, teamadministration, skabelonaccept, lokationsadministration og rapporter. Ansvarlig for alle juridiske og efterlevelsesforpligtelser for organisationen.
• Leder (Branch Manager): Adgang til overholdelsesdata på lokationsniveau, teamoversigt og afvigelseseskalering. Kan ikke ændre indstillinger på organisationsniveau.
• Medarbejder (KITCH_STAFF): Adgang begrænset til tildelte daglige overholdelsestjek. Kan ikke se andre brugeres optegnelser eller tilgå administrationsfunktioner. Kan bruge PIN-only login (uden e-mail/adgangskode).

Ejere kan give eller tilbagekalde adgang for enhver bruger i deres organisation. KITCH er ikke ansvarlig for adgangsbeslutninger truffet af organisationsejere.

5. Overholdelsesoptegnelser og uforanderlighed

Alle overholdelsesoptegnelser oprettet gennem KITCH — herunder tjeklogge, afvigelsesoptegnelser, korrigerende handlinger, kalibreringsoptegnelser og vedligeholdelseslogge — er uforanderlige, når de er oprettet.

Det betyder, at optegnelser:

• Ikke kan redigeres, ændres eller korrigeres efter indsendelse
• Ikke kan slettes af brugere, ledere eller ejere
• Permanent er tilknyttet den bruger, der oprettede dem (via bruger-ID, rolle og tidsstempel)

Dette er ikke en teknisk begrænsning — det er et lovkrav. I henhold til EU-forordning (EF) nr. 852/2004 og HACCP-principper skal fødevaresikkerhedsoptegnelser være ægte, sporbare og uændrede. KITCHs uforanderlighed er det, der gør dens optegnelser juridisk forsvarlige ved myndighedsinspektioner.

Ved at oprette en overholdelsesoptegnelse bekræfter du, at de indtastede oplysninger er nøjagtige og sandfærdige efter bedste overbevisning. Indtastning af falske, fabrikerede eller vildledende overholdelsesdata er en overtrædelse af disse Vilkår og kan udgøre en straffelovsovertrædelse i henhold til gældende fødevaresikkerhedslovgivning.

6. Acceptabel brug

Du accepterer ikke at bruge KITCH til at:

• Indtaste falske, fabrikerede eller vildledende overholdelsesdata
• Omgå eller forsøge at omgå nogen overholdelshåndhævelsesmekanisme i appen (herunder afvigelseskrav)
• Tilgå eller forsøge at tilgå konti eller data tilhørende andre organisationer
• Reversengineer, dekompilere eller adskille KITCH-applikationen
• Transmittere malware, spam eller skadeligt indhold via tjenesten
• Overtræde gældende lovgivning eller regulering, herunder databeskyttelse og fødevaresikkerhedslovgivning
• Bruge tjenesten til andre formål end fødevaresikkerheds-overholdelsesstyring for din egen organisation
• Videresælge, sublicensere eller redistribuere adgang til KITCH til tredjeparter

KITCH forbeholder sig ret til at suspendere eller opsige konti, der overtræder disse acceptable brugsprovision, uden forudgående varsel.

7. Abonnement og betaling

KITCH tilbyder følgende abonnementsniveauer:

• Gratis niveau: Adgang til kernefunktioner til overholdelse uden gebyr. Underlagt funktionsbegrænsninger som beskrevet i appen.
• Premium niveau: Fuld adgang til alle funktioner, herunder avanceret rapportering, ubegrænsede lokationer og prioritetssupport. Prisfastsættelse er offentliggjort i appen.

Abonnementsbetaling administreres via Apple App Store (iOS) eller Google Play Store (Android) og er underlagt den respektive platforms vilkår og refusionspolitikker.

Vi forbeholder os ret til at ændre abonnementspriser med mindst 30 dages forudgående varsel. Fortsat brug af et betalt abonnement efter en prisændring udgør accept af den nye pris.

Refusioner håndteres i overensstemmelse med Apple App Store og Google Play Store-politikker. Vi behandler ikke refusioner direkte.

8. Intellektuel ejendomsret

KITCHs intellektuelle ejendom: Al software, kode, design, varemærker, logoer, tekst og andet indhold, der udgør KITCH-platformen, ejes af KITCH og er beskyttet af ophavsret, varemærkeret og anden immaterialret. Du må ikke kopiere, reproducere eller skabe afledte værker af KITCH-indhold uden vores udtrykkelige skriftlige tilladelse.

Dine data: Du beholder fuldt ejerskab af alle overholdelsesdata, organisationsdata og andet indhold, du uploader eller opretter via KITCH. Ved at bruge KITCH giver du os en begrænset, ikke-eksklusiv licens til at gemme, behandle og vise dine data udelukkende med henblik på at levere tjenesten til dig.

Ved kontoopsigelse kan du eksportere nødvendige optegnelser via PDF-eksportfunktionen, inden kontoen lukkes. Efter lukning af kontoen sletter vi dine data i overensstemmelse med vores Privatlivspolitik og gældende lovpligtige opbevaringskrav.

9. Privatlivsbeskyttelse

Vores indsamling og brug af personoplysninger er reguleret af vores Privatlivspolitik, som udgør en del af disse Vilkår. Ved at bruge KITCH samtykker du til de datapraksisser, der er beskrevet i Privatlivspolitikken.

10. Tilgængelighed og offline-drift

KITCH er designet som en offline-første platform. Kernefunktioner til registrering af overholdelsestjek, håndtering af afvigelser og arbejdsgange for korrigerende handlinger fungerer uden internetforbindelse. Data synkroniseres automatisk, når forbindelsen genoprettes.

Vi garanterer ikke 100% oppetid for online-funktioner (skysynkronisering, rapportgenerering, teamadministration). Vi vil gøre rimelige bestræbelser på at minimere nedetid, men vi giver ingen serviceniveauaftale (SLA) for de nuværende abonnementsniveauer.

Vi forbeholder os ret til at udføre vedligeholdelse, opdateringer eller ændringer af tjenesten til enhver tid. Vi vil bestræbe os på at give forudgående varsel om planlagt nedetid, når det er muligt.

11. Ansvarsfraskrivelser

KITCH leveres "som den er" og "som tilgængelig" uden garantier af nogen art, hverken udtrykkelige eller underforståede, herunder men ikke begrænset til garantier for salgbarhed, egnethed til et bestemt formål eller ikke-krænkelse.

Vigtigt: KITCH er et værktøj til at assistere med HACCP-dokumentation og føring af overholdelsesoptegnelser. KITCH garanterer ikke, at brug af platformen vil resultere i at bestå en myndighedsinspektionen, opnå en fødevaresikkerhedscertificering eller opfylde specifikke lovkrav i din jurisdiktion. Nøjagtigheden og fuldstændigheden af overholdelsesoptegnelser afhænger udelukkende af dit teams korrekte og ærlige brug af platformen. Du forbliver eneansvarlig for faktiske fødevaresikkerhedspraksisser på dine lokationer og for overholdelse af al gældende fødevaresikkerhedslovgivning og -regulering.

KITCH yder ikke juridisk, regulatorisk eller fødevaresikkerhedsrådgivning. Hvis du har brug for vejledning om overholdelse af fødevaresikkerhedslovgivning, bedes du konsultere en kvalificeret fødevaresikkerhedsspecialist eller din lokale fødevaresikkerhedsmyndighed.

12. Ansvarsbegrænsning

I videst muligt omfang tilladt i henhold til gældende dansk ret skal KITCH og dets direktører, medarbejdere og agenter ikke være ansvarlige for indirekte, hændelige, særlige, følgeskader eller pønale skader, herunder men ikke begrænset til tab af fortjeneste, tab af data, driftsafbrydelse eller myndighedsbøder, der opstår som følge af din brug af eller manglende mulighed for at bruge tjenesten, selv om KITCH er blevet gjort opmærksom på muligheden for sådanne skader.

KITCHs samlede ansvar over for dig for krav i henhold til disse Vilkår må ikke overstige det samlede abonnementsgebyr, du har betalt til KITCH i de 12 måneder forud for kravet.

Intet i disse Vilkår begrænser eller udelukker ansvar for dødsfald eller personskade forårsaget af uagtsomhed, svindel eller andet ansvar, der ikke kan begrænses eller udelukkes i henhold til gældende ret.

13. Skadesløsholdelse

Du accepterer at holde KITCH og dets direktører, medarbejdere og agenter skadesløse for og mod alle krav, forpligtelser, skader, tab og udgifter (herunder rimelige advokatgebyrer), der opstår som følge af eller på nogen måde er forbundet med: (a) din adgang til eller brug af tjenesten; (b) din overtrædelse af disse Vilkår; (c) din overtrædelse af gældende lovgivning eller regulering; eller (d) overholdelsesdata, du indsender, som er falske, unøjagtige eller vildledende.

14. Lovvalg og værneting

Disse Vilkår er underlagt og fortolkes i overensstemmelse med dansk ret, uden hensyntagen til dets lovkonfliktbestemmelser.

Enhver tvist, der opstår som følge af eller i forbindelse med disse Vilkår eller KITCH-tjenesten, og som ikke kan løses ved gensidig aftale, forelægges for Københavns Byrets eksklusive jurisdiktion, Danmark.

Uanset ovenstående, hvis du er en forbruger bosiddende i EU, kan du også have ret til at bruge EU's platform for onlinetvistbilæggelse på ec.europa.eu/consumers/odr.

15. Opsigelse

Opsigelse af dig: Du kan lukke din konto til enhver tid ved at kontakte os på hello@kitch.app eller via kontoindstillingerne i appen. Opsigelse påvirker ikke optjente rettigheder eller forpligtelser.

Opsigelse fra KITCH: Vi kan suspendere eller opsige din konto med eller uden varsel, hvis: (a) du overtræder disse Vilkår; (b) din abonnementsbetaling mislykkes og ikke løses inden for en rimelig tid; (c) vi er forpligtet hertil ved lov; eller (d) vi ophører med at tilbyde tjenesten.

Konsekvenser af opsigelse: Ved opsigelse ophører din ret til at bruge KITCH øjeblikkeligt. Allerede oprettede overholdelsesoptegnelser er fortsat underlagt de opbevaringsforpligtelser, der er beskrevet i Privatlivspolitikken. Du bør eksportere nødvendige optegnelser, inden du lukker din konto.

16. Ændringer af disse vilkår

Vi kan med jævne mellemrum opdatere disse Vilkår. For væsentlige ændringer vil vi give mindst 30 dages varsel ved at opdatere datoen "Sidst opdateret", opslå en meddelelse i appen eller sende en e-mail til organisationsejerens registrerede adresse.

Din fortsatte brug af KITCH efter de reviderede Vilkårs ikrafttrædelsesdato udgør din accept af ændringerne. Hvis du ikke accepterer de reviderede Vilkår, skal du ophøre med at bruge tjenesten.

17. Kontakt

For spørgsmål om disse Vilkår bedes du kontakte os:

E-mail: hello@kitch.app
Adresse: KITCH, København, Danmark